Política de Conservación y Eliminación de Datos
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TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Responsable: James Marcus Patman
RFC: PAJA691202942
Domicilio: Calle Aldama 470, Sin Número Interior, Colonia El Cerro, Puerto Vallarta, Jalisco, C.P. 48304
Correo electrónico jurídico: legal@ancuria.com
Correo electrónico para privacidad: legal@ancuria.com
Capítulo 1. Objeto y Relación con el Resto del Marco Legal
1.1 Objeto
La presente Política de Conservación y Eliminación de Datos (en lo sucesivo, la "Política") tiene por objeto consolidar, en un solo instrumento de referencia, los plazos de conservación aplicables a cada categoría de información tratada por Ancuria™ Inteligencia Inmobiliaria (en lo sucesivo, "Ancuria", la "Plataforma" o el "Responsable"), así como detallar los procedimientos técnicos y jurídicos mediante los cuales dicha información es bloqueada, suprimida o anonimizada al vencimiento de dichos plazos.
1.2 Función consolidadora
Los plazos y criterios de conservación aquí desarrollados ya se encuentran anticipados, de manera dispersa, en el Capítulo 21 (Plazo de Conservación y Bloqueo de Datos Personales) y el Capítulo 35.3 (Conservación de Datos Posterior a la Cancelación) del Aviso de Privacidad Integral y de los Términos y Condiciones de Servicio, respectivamente, así como en el Capítulo 15 (Respaldo y Retención de Información) de la Política de Seguridad de la Información y en la Cláusula 9 (Devolución o Supresión de Datos al Término del Acuerdo) del Acuerdo de Procesamiento de Datos. La presente Política no modifica dichos plazos; los consolida en un calendario único, con fines de claridad operativa y de auditoría.
1.3 Prevalencia en caso de discrepancia numérica
En caso de que el calendario maestro contenido en el Título II de la presente Política difiera de un plazo mencionado en otro documento del Marco Legal, prevalecerá el plazo señalado en la presente Política, debiendo el Responsable corregir, a la brevedad, la discrepancia detectada en el documento correspondiente, a efecto de mantener la coherencia integral del Marco Legal.
1.4 Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento a la presente Política se rige por las mismas consecuencias previstas en el Capítulo 25 del Aviso de Privacidad Integral y en la legislación de protección de Datos Personales aplicable.
Capítulo 2. Definiciones
2.1 "Conservación"
El mantenimiento de información en las bases de datos o sistemas activos del Responsable, disponible para su tratamiento conforme a las finalidades informadas.
2.2 "Bloqueo"
La identificación y resguardo de información, con el único propósito de evitar su tratamiento distinto a la atención de la propia solicitud del Titular, o su conservación con fines de cumplimiento de una obligación legalmente prevista, hasta el vencimiento del plazo de prescripción legal aplicable.
2.3 "Supresión"
La eliminación definitiva de información de los sistemas activos y de respaldo del Responsable, de forma que esta deje de estar disponible para cualquier tratamiento futuro.
2.4 "Anonimización"
El proceso técnico mediante el cual la información se transforma de forma que ya no permita, directa o indirectamente, identificar a la persona física a la que originalmente correspondía.
2.5 "Retención Legal" o "Legal Hold"
La suspensión excepcional de los plazos ordinarios de eliminación previstos en esta Política, motivada por la existencia de un litigio, procedimiento administrativo, o requerimiento de autoridad competente que exija la conservación de información específica.
2.6 "Periodo de gracia"
El plazo adicional que, en su caso, el Responsable conserva cierta información tras la conclusión de su finalidad primaria, antes de proceder a su bloqueo o supresión, con fines de atención a reclamaciones, auditorías internas, o recuperación de la Cuenta correspondiente.
Capítulo 3. Principios de Conservación
3.1 Principio de minimización temporal
El Responsable conserva la información únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con las finalidades informadas en el Aviso de Privacidad Integral, o con las obligaciones legales, fiscales o contables que le resulten aplicables, evitando la conservación indefinida o injustificada de información.
3.2 Principio de proporcionalidad por categoría
Los plazos de conservación descritos en el Título II se determinan de manera proporcional a la naturaleza y sensibilidad de cada categoría de información, siendo mayores para aquella información sujeta a obligaciones legales específicas (tal como la información fiscal) y menores para aquella de naturaleza puramente operativa.
3.3 Principio de eliminación por defecto
Transcurrido el plazo de conservación aplicable a una categoría de información, sin que medie una excepción de Retención Legal conforme al Capítulo 14, el Responsable procederá a su bloqueo y posterior supresión o anonimización de manera automática o sistemática, sin requerir de una solicitud expresa del Titular o del Usuario.
3.4 Principio de trazabilidad
El Responsable mantiene, en la medida técnicamente razonable, registros de las acciones de bloqueo, supresión y anonimización que ejecuta conforme a la presente Política, con fines de auditoría interna y atención a requerimientos de autoridad.
TÍTULO II. CALENDARIO MAESTRO DE CONSERVACIÓN
Capítulo 4. Datos de Cuenta y Registro
4.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación activa | Periodo de gracia posterior | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Datos de identificación y contacto del Usuario | Vigencia de la Cuenta | 5 (cinco) años tras la cancelación | Numeral 35.3 de los Términos y Condiciones de Servicio; artículo 30 del Código Fiscal de la Federación |
| Credenciales de acceso (hash de contraseña) | Vigencia de la Cuenta | Supresión inmediata a la cancelación definitiva | Capítulo 11 de los Términos y Condiciones de Servicio |
| Datos de acreditación profesional (AMPI, cédulas) | Vigencia de la Cuenta | 5 (cinco) años tras la cancelación | Numeral 8.4 de los Términos y Condiciones de Servicio; artículo 30 del Código Fiscal de la Federación |
4.2 Justificación del periodo de gracia
El periodo de gracia posterior a la cancelación de la Cuenta permite al Usuario reactivar su Cuenta conforme al numeral 35.4 de los Términos y Condiciones de Servicio, así como al Responsable atender reclamaciones o auditorías relacionadas con la Cuenta cancelada. Dicho periodo se fija en 5 (cinco) años posteriores a la cancelación de la Cuenta, con fundamento en el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, que impone la obligación de conservar la contabilidad y los comprobantes relacionados con la prestación del Servicio. Durante este periodo, los datos permanecen bloqueados — es decir, no se utilizan para fines comerciales ni operativos — conforme al principio de bloqueo previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y su único fin es atender posibles obligaciones fiscales, legales o requerimientos de autoridad. Transcurrido dicho plazo, los datos se eliminan de forma segura y definitiva, salvo que exista una obligación legal distinta que exija un plazo mayor para un dato específico.
Capítulo 5. Datos de Facturación y Fiscales
5.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) emitidos | Conforme al plazo exigido por la legislación fiscal mexicana aplicable (generalmente 5 años conforme al Código Fiscal de la Federación, sin perjuicio de que el Responsable verifique el plazo vigente al momento de la eliminación) | Legislación fiscal federal |
| Datos de facturación (razón social, RFC, domicilio fiscal del Usuario) | Mismo plazo que los CFDI asociados | Legislación fiscal federal |
| Datos completos de instrumentos de pago | No aplica — el Responsable no almacena dichos datos directamente, conforme al numeral 32.3 de los Términos y Condiciones de Servicio | Numeral 32.3 de los Términos y Condiciones de Servicio |
5.2 Consecuencias del incumplimiento
La eliminación de comprobantes fiscales antes del vencimiento del plazo legal aplicable constituye una infracción a la legislación fiscal, con las consecuencias administrativas correspondientes.
Capítulo 6. Datos de CRM y Prospectos (Datos Personales del Responsable conforme al Acuerdo de Procesamiento de Datos)
6.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Datos de prospectos y clientes cargados al módulo de CRM | Vigencia de la relación contractual entre el Agente Inmobiliario (Responsable) y Ancuria (Encargado), más el periodo de gracia descrito en el Capítulo 4 | Cláusula 9 del Acuerdo de Procesamiento de Datos |
| Datos derivados de interacciones de clientes finales con Agentes de Inteligencia Artificial | [POR DEFINIR] meses desde la última interacción, salvo instrucción distinta del Agente Inmobiliario responsable | Cláusula 2 del Acuerdo de Procesamiento de Datos |
6.2 Elección del Responsable (Agente Inmobiliario) al término
Conforme a la Cláusula 9 del Acuerdo de Procesamiento de Datos, el Agente Inmobiliario podrá elegir, a la terminación de su relación con Ancuria, entre la devolución o la supresión de estos datos, aplicándose la supresión por defecto ante la falta de elección expresa.
Capítulo 7. Interacciones con Agentes de Inteligencia Artificial
7.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación en forma identificable | Tratamiento posterior | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Historial de conversaciones con Agentes de Inteligencia Artificial (contenido íntegro) | [POR DEFINIR] meses, con fines de control de calidad y supervisión humana | Anonimización o supresión al vencimiento del plazo | Numeral 9.6 del Aviso de Privacidad Integral y Capítulo 9 de la Política de Inteligencia Artificial Responsable |
| Datos agregados y anonimizados derivados de dichas interacciones, utilizados para mejora de modelos | Indefinido, en tanto se mantenga en forma efectivamente anonimizada y no reidentificable | No aplica (ya no constituye Dato Personal) | Numeral 9.6 del Aviso de Privacidad Integral |
| Reportes de Incidentes de Inteligencia Artificial (Capítulo 14 de la Política de Inteligencia Artificial Responsable) | [POR DEFINIR] años, con fines de documentación de gobernanza y auditoría | Conservación en forma bloqueada tras dicho plazo | Numeral 3.6 (rendición de cuentas) de la Política de Inteligencia Artificial Responsable |
Capítulo 8. Indicadores de Mercado y Datos Agregados
8.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Datos de mercado de origen (fuentes públicas y cargadas por Usuarios), en forma identificable | Vigencia necesaria para la generación del Indicador correspondiente, sujeta a los plazos aplicables a la categoría de dato de origen (Capítulos 4 y 6) | Numeral 9.5 del Aviso de Privacidad Integral |
| Indicadores de Mercado ya generados, en forma agregada y no identificable | Indefinido, por constituir la base de datos propietaria de la Plataforma conforme al numeral 3.2 de la Política de la Propiedad Intelectual | No aplica (no constituye Dato Personal) |
Capítulo 9. Registros de Seguridad, Auditoría y Evidencia de Consentimiento
9.1 Tabla de conservación
| Categoría de información | Plazo de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Registros de actividad (logs) de acceso a sistemas | [POR DEFINIR] meses | Numeral 7.5 de la Política de Seguridad de la Información |
| Documentación de Incidentes de Seguridad confirmados | [POR DEFINIR] años, con fines de auditoría y Due Diligence | Numeral 13.6 de la Política de Seguridad de la Información |
| Evidencia electrónica de aceptación del Marco Legal (versión aceptada, fecha, mecanismo) | Vigencia de la Cuenta, más el plazo de prescripción legal aplicable para la defensa de derechos del Responsable | Capítulo 4 de la Formalización del Consentimiento Electrónico |
| Respaldos (backups) generales de la Plataforma | Conforme al numeral 15.4 de la Política de Seguridad de la Información, sin exceder los plazos aplicables a la información respaldada | Numeral 15.4 de la Política de Seguridad de la Información |
TÍTULO III. PROCEDIMIENTOS DE ELIMINACIÓN
Capítulo 10. Procedimiento General de Bloqueo, Supresión y Anonimización
10.1 Secuencia ordinaria
Transcurrido el plazo de conservación activa aplicable a una categoría de información conforme al Título II, dicha información será, en el siguiente orden: (i) bloqueada, permaneciendo inaccesible para tratamiento ordinario; (ii) conservada en estado de bloqueo durante el plazo de prescripción legal que, en su caso, resulte aplicable; y (iii) suprimida o anonimizada de manera definitiva al vencimiento de dicho plazo.
10.2 Automatización del procedimiento
El Responsable procura implementar, en la medida de sus capacidades técnicas, mecanismos automatizados o semiautomatizados que ejecuten el procedimiento descrito en el numeral anterior, minimizando la dependencia de acciones manuales sujetas a error humano.
10.3 Alcance sobre sistemas de respaldo
El procedimiento de eliminación descrito en este Capítulo se extiende, en la medida técnicamente razonable, a los sistemas de respaldo del Responsable, reconociendo que la eliminación completa de información de dichos sistemas puede diferirse hasta el siguiente ciclo de rotación de respaldos conforme al numeral 15.4 de la Política de Seguridad de la Información.
10.4 Consecuencias del incumplimiento
La conservación de información más allá de los plazos establecidos en el Título II, sin que medie una excepción de Retención Legal conforme al Capítulo 13, constituirá una infracción a la presente Política y al principio de calidad previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Capítulo 11. Eliminación a Solicitud del Titular
11.1 Remisión al procedimiento de Derechos ARCO
La eliminación de Datos Personales a solicitud expresa del Titular, con anterioridad al vencimiento de los plazos ordinarios de este calendario, se rige por el procedimiento de ejercicio del Derecho de Cancelación descrito en el Capítulo 15 del Aviso de Privacidad Integral.
11.2 Interacción con datos de terceros responsables
Cuando la solicitud del Titular corresponda a Datos Personales que un Agente Inmobiliario haya cargado como Datos Personales del Responsable conforme al Acuerdo de Procesamiento de Datos, el Responsable remitirá dicha solicitud al Agente Inmobiliario correspondiente, conforme a la Cláusula 5 de dicho Acuerdo, sin proceder a la eliminación directa salvo instrucción expresa de este último.
Capítulo 12. Eliminación al Término de la Relación Contractual
12.1 Remisión a los Términos y Condiciones de Servicio
La eliminación de información derivada de la cancelación o terminación de la Cuenta de un Usuario se rige por el numeral 35.3 y por el Capítulo 45 (Efectos de la Terminación) de los Términos y Condiciones de Servicio, aplicándose los plazos específicos consolidados en el Título II de la presente Política.
12.2 Exportación previa a la eliminación
El Usuario podrá solicitar la exportación de su información antes del vencimiento del periodo de gracia descrito en el Capítulo 4, conforme al numeral 35.3 de los Términos y Condiciones de Servicio.
Capítulo 13. Excepciones por Obligación Legal o Retención Legal (Legal Hold)
13.1 Suspensión de plazos ordinarios
Los plazos de conservación establecidos en el Título II se suspenderán respecto de la información específica que resulte relevante para: (i) un litigio o procedimiento administrativo en curso o razonablemente anticipado en el que el Responsable sea parte; (ii) un requerimiento fundado y motivado de autoridad competente; o (iii) una obligación legal específica que exija un plazo de conservación distinto al aquí establecido.
13.2 Alcance limitado de la Retención Legal
La Retención Legal se aplicará exclusivamente respecto de la información específicamente relevante para el litigio, procedimiento o requerimiento correspondiente, y no de manera generalizada a la totalidad de la información del Titular o Usuario involucrado.
13.3 Levantamiento de la Retención Legal
Concluido el litigio, procedimiento administrativo, o atendido el requerimiento de autoridad que motivó la Retención Legal, el Responsable reanudará el procedimiento ordinario de bloqueo, supresión o anonimización conforme al Capítulo 10.
13.4 Consecuencias del incumplimiento
La eliminación de información sujeta a una Retención Legal vigente podría constituir una infracción a obligaciones procesales o legales distintas de la legislación de protección de Datos Personales, incluyendo, en su caso, responsabilidad por obstrucción de un procedimiento judicial o administrativo.
TÍTULO IV. DISPOSICIONES FINALES
Capítulo 14. Vigencia, Actualización del Calendario y Disposiciones Finales
14.1 Vigencia
La presente Política entrará en vigor a partir de la fecha señalada en la portada de este documento.
14.2 Actualización del calendario maestro
El Responsable revisará y actualizará el calendario maestro contenido en el Título II conforme evolucione su infraestructura tecnológica, sus obligaciones legales aplicables, o la incorporación de nuevos módulos a la Plataforma, sin que dicha actualización, cuando no modifique sustancialmente los plazos ya informados a los Titulares, requiera de una nueva aceptación conforme a la Formalización del Consentimiento Electrónico.
14.3 Divisibilidad
En caso de que alguna disposición de la presente Política sea declarada nula, ilegal o inexigible, dicha declaración no afectará la validez de las demás disposiciones.
14.4 Idioma rector
En caso de traducción a otro idioma, la versión en español (México) prevalecerá para efectos de interpretación en caso de discrepancia.